Les pratiques et usages dans le monde des affaires font qu’il est fortement recommandé d’inviter un client, un fournisseur ou un investisseur potentiel au restaurant pour parler Business. En tant que patron de start-up, vous devez considérer cette façon conviviale de se réunir dans le cadre du travail comme un exercice périlleux, car la moindre maladresse de votre part – comme l’annulation de votre déjeuner à la dernier minute, le fait de vous comporter comme un rustre à table ou engager les mauvais sujets de conversation – peut s’avérer fatal et diminuer vos chances d’obtenir un important contrat.
Le savoir-vivre en affaires est un atout majeur et vous auriez tort, en votre qualité d’entrepreneur, de prendre cela à la légère. Il vous appartient donc de connaitre la liste des règles de politesse à respecter :
Les codes de bonne conduite débutent dès la prise de contact téléphonique
Lorsque vous téléphonez à une relation d’affaires, déclinez votre identité – votre prénom, votre nom et la dénomination sociale de votre start-up – avant que votre interlocuteur ne vous le réclame et proposez un déjeuner d’affaires en spécifiant de manière brève le but de la rencontre.
Une fois la conversation terminée, rédigez un mail de confirmation dans lequel vous mentionnez le nom du restaurant, l’adresse postale, les modalités de stationnement de votre véhicule, la date et l’heure du rendez-vous. N’omettez pas d’y inclure les coordonnées téléphoniques du restaurant et votre numéro de portable. Si votre invité ne dispose pas d’un bon sens de l’orientation, il vous sollicitera pour se laisser guider par téléphone. Evoquez à nouveau l’objectif de la rencontre dans votre courriel sans trop préciser les points cruciaux que vous développerez plus tard au cours du repas.
Adaptez-vous aux goûts culinaires de votre invité
Menez une enquête sur les préférences culinaires de votre convive avant d’organiser un rendez-vous, quitte à contacter son assistant (e). Soyez certain que les choses prendront une mauvaise tournure si vous retenez un restaurant à viande alors que vous vous rendez compte tardivement qu’il est adepte du végétarisme. Vous avez la possibilité de réserver une table soit dans un établissement proche de son lieu de travail ou dans un restaurant réputé pour la qualité de son service, auprès duquel vous avez vos habitudes. Abstenez-vous d’organiser votre déjeuner d’affaires dans un endroit où il est difficile pour le propiétaire de gérer des clients qui font trop de bruit. Les tables trop rapprochées les unes des autres ne favorisent pas non plus les échanges d’informations à caractère confidentiel.
Effectuez une reconnaissance des lieux
Bien au-delà du seul domaine de la ponctualité, il est vivement recommandé de vous présenter au restaurant une vingtaine de minutes avant votre hôte afin de prendre connaissance de l’état des lieux et, le cas échéant, faites savoir poliment au gérant ou au serveur que vous souhaitez changer de table, à l’abri des regards indiscrets ou à l’écart d’autres relations, connaissances et amis assis à une table juxtaposée à la vôtre.
Si vous envisagez de régler d’avance l’addition, vous devez arranger avec eux pour définir les modalités de paiement lors de la présentation de la note : la facture est envoyée directement à votre startup, ou bien vous réglez en toute discrétion en espèces ou par carte bancaire.
Il est préférable d’éteindre complètement votre téléphone portable juste avant de rentrer dans le restaurant. Vous éviterez par la suite de l’exposer sur la table ou de le mettre en mode silencieux de telle sorte que vous puissiez vérifier les notifications concernant l’arrivée de nouveaux messages. Dans le cas contraire, votre interlocuteur aura le sentiment que vous ne respectez pas sa présence et que le rendez-vous ne revêt aucune importance.
Faites une première bonne impression
Une fois le contact établi avec votre interlocuteur, vous devez trouver un sujet de conversation général sans parler business en préambule. Vous pouvez discuter de tout et de rien comme le décor ou l’ambiance du restaurant. Certains thèmes sont à proscrire, tels que la vie privée, la religion ou la politique. Si votre hôte insiste pour aborder ces sujets, il vaut mieux que vous soyez mesuré dans vos propos, même si vous parvenez à identifier des points de convergence ; ensuite revenez subtilement à des thèmes plus généraux. Sans entrer dans le vif du sujet, vous pouvez féliciter votre convive si vous avez appris que sa société ait remporté un gros contrat. A contrario, évitez d’évoquer des événements qui ne plaident pas en votre faveur tels que l’apparition d’un concurrent qui grignote vos parts de marché ou la mise en place d’un plan social dans votre entreprise. Même si vos échanges sont effectués dans une atmosphère décontractée, ce n’est pas une raison pour tomber dans la familiarité. Au cours de la conversation, n’oubliez pas d’échanger vos cartes de visites.
Si vous savez à l’avance que votre interlocuteur paiera l’addition, ne profitez pas de l’occasion pour tester une nourriture sophistiquée ou opter pour des plats aux tarifs exorbitants. D’une manière générale, vous devez vous laisser vous aiguiller dans le choix du plat par la personne qui vous a invité. Laissez toute liberté de sélectionner le vin à celui qui a pris l’initiative de vous convier au repas d’affaires. Dans ce cas précis, contentez-vous de consulter la carte. Prenez garde à ne pas choisir des aliments difficiles à consommer des ustensiles de table ou ne pas commander des mets tels que les salades et les viandes en sauce, dont les taches qu’ils produisent sur les vêtements s'enlèveraient difficilement.
Choisissez le bon moment pour parler affaire
Le restaurant demeure le lieu de convivialité par excellence, c’est la raison pour laquelle vous ne devez entrer dans le vif du sujet qu’après la première assiette terminée. Même si vous allez dans un établissement pour parler business, ne vous aventurez pas à démarrer la « vrai » discussion dès votre arrivée, au risque de brusquer votre interlocuteur qui pourrait penser, à tort ou à raison, que vous vous trouverez dans une situation d’urgence, au regard de l’état de santé financière de votre start-up. Si vous craignez que votre repas d’affaires se transforme en déjeuner à rallonge, laissez-vous embarquer dans une conversation en rapport avec vos entreprises respectives après avoir passé la commande principale.
Même si vous êtes enthousiaste à l’idée d’aborder de nouvelles opportunités d’affaires qui peuvent vous rapporter gros, ne cherchez pas à monopoliser la parole plus de deux minutes et évitez d’interrompre constamment votre invité, ce qui pourrait être considéré comme une marque d’impolitesse. Vous devez plutôt être à son écoute et le fait d’alterner les questions fermées et les questions ouvertes stimule grandement les échanges. Par exemple, vous pouvez par exemple commencer par :
- « Êtes-vous intéressé à investir dans des start-up africaines ? »
Ensuite, continuez la conversation en en demandant :
- « Dans quels secteurs d’activité comptez-vous investir en priorité ? »
N’essayez pas de contredire les affirmations et les arguments de votre hôte. Au cas où vous désapprouvez totalement ses propos, privilégiez une approche en douceur en adoptant la formule suivante :
- « Je comprends votre position. Le marché de ce pays est très étroit…. Toutefois, ne pensez-vous pas que la solution X …est envisageable ? »
Le moment le plus embarrassant du déjeuner : le règlement de l’addition
D’une manière générale, la personne qui a sollicité le rendez-vous d’affaires est supposée payer la note. Mais, à moins que vous ayez pris des dispositions pour payer le repas avant même la prise de contact, il se peut que votre interlocuteur insiste pour régler l’addition afin de ne pas se sentir mal à l’aise au point que cela stimule chez lui de la culpabilité. Dans ce cas figure, laissez le prendre en charge la totalité de la note. Par contre, n’envisagez surtout pas de régler la note en commun.
Même si le déjeuner d’affaires ne s’est pas déroulé comme vous le souhaitez, envoyez un mail de remerciement une fois que vous soyez arrivé à votre bureau en mettant en exergue la qualité de vos échanges.
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